Dalam struktur organisasi perusahaan, ada berbagai posisi yang melakukan tugas strategis untuk mendukung operasional perusahaan. General Affair adalah posisi yang seringkali kurang dipahami tetapi sangat penting. Posisi ini memiliki tanggung jawab besar dalam memastikan kelancaran aktivitas perusahaan sehari-hari.
Pengertian General Affair
General Affair atau yang sering disingkat GA adalah suatu jabatan dalam perusahaan yang umumnya berada di bawah divisi umum atau kepala operasional. Posisi ini bertanggung jawab mengurus berbagai hal yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan, mulai dari pengadaan barang dan jasa, kegiatan pembelian, hingga pemeliharaan aset perusahaan.
Dalam perusahaan dengan struktur organisasi sederhana, GA biasanya digabung dengan Human Resource Development atau HRD, dan terkadang juga dengan bagian purchasing. Secara umum, GA berfungsi sebagai supporting unit yang memberikan pelayanan kepada seluruh bagian perusahaan demi kelancaran operasional secara menyeluruh.
Tugas General Affair
Tugas GA mencakup berbagai aspek operasional perusahaan yang bersifat rutin maupun insidental.
Berikut adalah tugas-tugas utama yang diemban oleh General Affair:
- Pengadaan Barang dan Aset
GA bertanggung jawab mengurus pengadaan barang atau aset perusahaan yang mengalami kerusakan atau penurunan kinerja. Dalam melakukan pengadaan, GA tidak sembarangan membeli, melainkan melakukan perbandingan harga untuk menekan biaya pengeluaran aset perusahaan. - Pembelian dan Pembayaran Rutin
GA mengelola pembelian barang-barang kebutuhan rutin seperti air minum, alat tulis kantor, kertas, dan tinta printer. Selain itu, GA juga mengurus pembayaran rutin seperti listrik, air, telepon, dan internet. - Pengelolaan Tenaga Kerja Harian
GA memiliki wewenang untuk menentukan besaran upah tenaga kerja harian lepas di luar gaji karyawan tetap. Gaji pekerja harian ini termasuk dalam keperluan bulanan kantor yang harus dicatat dalam pembukuan. - Pemeliharaan Aset Perusahaan
GA bertugas mengontrol dan memelihara aset yang ada di perusahaan. Hal ini bertujuan agar pengguna aset tidak sembarangan dalam penggunaannya dan aset tetap terjaga kondisinya. - Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang
Untuk proyek renovasi atau pembukaan kantor cabang baru, GA bertanggung jawab untuk merinci biaya yang dibutuhkan dengan mempertimbangkan faktor kelayakan hingga estimasi dana yang tepat.
Fungsi General Affair
Dalam menjalankan tugasnya, GA memiliki beberapa fungsi penting bagi perusahaan:
- Pemeliharaan Fasilitas Perusahaan
GA bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perawatan kondisi serta fasilitas perusahaan, seperti toilet, gedung kantor, ruang kerja, gudang, dan instalasi listrik. GA juga melakukan penilaian kondisi fasilitas sebelum mengajukan anggaran perbaikan. - Penyusunan Laporan Berkala
Untuk keperluan rapat anggaran, GA membuat laporan berkala yang mencakup laporan aset dan biaya kantor. Laporan ini penting untuk menilai efektivitas investasi internal perusahaan. - Pengurusan Perizinan
GA membantu dalam pengurusan berbagai bentuk perizinan yang dibutuhkan perusahaan, termasuk yang melibatkan instansi pemerintah, kepolisian, dan pihak eksternal lainnya. - Hubungan dengan Supplier
GA membina hubungan baik dengan para supplier barang atau jasa. Jika digabung dengan divisi HRD, fungsi GA juga mencakup pembuatan kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan bila diperlukan. - Survey Kepuasan Pelayanan
Sebagai departemen yang aktif melayani internal perusahaan, GA mengadakan survei kepuasan pelayanan yang ditujukan kepada seluruh karyawan atau unit kerja untuk meningkatkan kualitas layanan.
