Akta kelahiran merupakan dokumen penting yang mencatat peristiwa kelahiran seseorang. Dokumen ini diperlukan sebagai bukti identitas dan menjadi salah satu persyaratan dalam berbagai urusan administrasi kependudukan.
Kini, pengurusan akta kelahiran dapat dilakukan secara online melalui layanan administrasi kependudukan yang tersedia. Pemohon perlu menyiapkan dokumen persyaratan, mengisi formulir, serta mengikuti proses verifikasi oleh petugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil).
Lantas, bagaimana cara mengurus akta kelahiran baru secara online dan apa saja persyaratannya? Berikut panduan yang perlu diketahui.
Syarat Membuat Akta Kelahiran Online
Sebelum mengajukan permohonan, pastikan dokumen persyaratan telah disiapkan agar proses pengurusan berjalan lancar. Berikut dokumen yang perlu dipenuhi untuk membuat akta kelahiran secara online:
- Surat keterangan lahir dari dokter, bidan, atau penolong kelahiran.
- Akta nikah atau kutipan akta perkawinan orang tua.
- Kartu Keluarga (KK) tempat penduduk akan didaftarkan sebagai anggota keluarga.
- KTP elektronik orang tua, wali, atau pelapor.
- Paspor, bagi Warga Negara Indonesia (WNI) bukan penduduk dan orang asing sesuai ketentuan yang berlaku.
- Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM) Kebenaran Data Kelahiran, bagi pemohon yang tidak memiliki surat keterangan kelahiran dari dokter, bidan, atau penolong kelahiran.
- SPTJM Kebenaran Sebagai Pasangan Suami-Istri, bagi pemohon yang tidak memiliki akta perkawinan, tetapi sudah berstatus kawin dalam KK dan susunan keluarga suami, istri, serta anak telah tercatat dalam KK.
Kelengkapan dokumen perlu diperhatikan sebelum mengisi formulir. Pastikan data yang disampaikan sesuai dengan dokumen kependudukan yang dimiliki.
Cara Mengurus Akta Kelahiran Baru Secara Online
Tata cara pengurusan akta kelahiran secara online berikut mengacu pada prosedur yang dikutip dari Permendagri Nomor 9 Tahun 2016. Namun, pemohon perlu memeriksa ketersediaan layanan dan prosedur terbaru pada Dukcapil setempat.
1. Akses Situs Dukcapil Menggunakan NIK
Langkah pertama adalah membuka layanan online pencatatan kelahiran melalui situs berikut:
https://layananonline.dukcapil.kemendagri.go.id/web
Pemohon perlu melakukan registrasi menggunakan Nomor Induk Kependudukan (NIK) untuk mendapatkan hak akses sebagai pengguna aplikasi pencatatan kelahiran.
2. Isi Formulir dan Unggah Dokumen Persyaratan
Setelah memperoleh hak akses, pemohon dapat masuk ke aplikasi pencatatan kelahiran dan mengisi formulir yang tersedia.
Lengkapi data yang diminta dengan benar, kemudian unggah seluruh dokumen persyaratan sesuai ketentuan layanan.
3. Terima Tanda Bukti Permohonan
Setelah formulir diisi dan dokumen persyaratan dilengkapi, pemohon akan mendapatkan tanda bukti permohonan.
Simpan bukti tersebut untuk membantu proses pemantauan pengajuan selanjutnya.
4. Tunggu Verifikasi dan Validasi Petugas
Permohonan yang masuk akan diperiksa oleh petugas pada instansi pelaksana. Proses ini mencakup verifikasi dan validasi data berdasarkan basis data atau biodata yang tersimpan dalam Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).
Karena itu, pemohon perlu memastikan data yang diisikan sesuai dengan dokumen yang diunggah.
5. Petugas Menerbitkan Register Akta Kelahiran
Setelah proses verifikasi dan validasi selesai, pejabat pencatatan sipil pada instansi pelaksana akan menandatangani dan menerbitkan register akta kelahiran sesuai prosedur yang berlaku.
6. Kutipan Akta Kelahiran Dibubuhi Tanda Tangan Elektronik
Selanjutnya, pejabat pencatatan sipil membubuhkan tanda tangan elektronik pada kutipan akta kelahiran. Tanda tangan elektronik tersebut menjadi bagian dari proses penerbitan dokumen secara digital.
7. Terima Pemberitahuan Melalui Email
Setelah proses penerbitan selesai, petugas akan mengirimkan pemberitahuan kepada pemohon melalui surat elektronik atau email.
Pastikan alamat email yang digunakan aktif agar pemberitahuan dapat diterima.
8. Cetak Akta Kelahiran Secara Mandiri
Pemohon dapat mencetak kutipan akta kelahiran yang telah ditandatangani secara elektronik oleh pejabat pencatatan sipil.
Dengan demikian, dokumen dapat diperoleh tanpa harus mencetaknya melalui proses manual di kantor, sesuai mekanisme layanan yang tersedia.
Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Mengurus Akta Kelahiran Online
Sebelum mengajukan permohonan, pastikan semua dokumen persyaratan telah lengkap dan data yang dimasukkan sesuai dengan identitas kependudukan. Ketidaksesuaian data dapat memerlukan pemeriksaan lebih lanjut dalam proses verifikasi.
Selain itu, ketersediaan layanan online dan tahapan pengajuan dapat mengikuti ketentuan instansi Dukcapil yang melayani permohonan. Jika situs tidak dapat diakses atau terdapat kendala saat mengunggah dokumen, pemohon dapat memeriksa informasi layanan melalui Dukcapil setempat.
Kesimpulan
Cara mengurus akta kelahiran baru secara online dimulai dari registrasi menggunakan NIK, pengisian formulir, pengunggahan dokumen persyaratan, hingga proses verifikasi dan penerbitan oleh petugas pencatatan sipil. Setelah selesai, kutipan akta kelahiran yang telah dibubuhi tanda tangan elektronik dapat dicetak secara mandiri.
Agar proses berjalan lancar, siapkan dokumen persyaratan sejak awal dan pastikan seluruh data diisi dengan benar. Pemohon juga disarankan memeriksa layanan resmi Dukcapil untuk mengetahui prosedur yang berlaku saat mengajukan permohonan.
