Arsiparis adalah profesi yang memiliki peran vital dalam pengelolaan dokumen dan informasi di berbagai instansi pemerintah maupun swasta. Meskipun keberadaannya sangat penting, masih banyak orang yang belum memahami secara detail tentang kegiatan pokok dan tugas yang diemban oleh seorang arsiparis. Artikel ini akan mengulas secara lengkap mengenai aktivitas utama dan tanggung jawab profesi ini.
Kegiatan Pokok Arsiparis
Dalam menjalankan perannya, arsiparis memiliki lima kegiatan pokok yang menjadi fondasi kerja profesional mereka:
- Arsiparis
Appraise merupakan kegiatan untuk menentukan rekod mana yang memiliki nilai permanen dan perlu dipelihara. Keputusan ini biasanya dibuat bersama dengan pimpinan kunci dan manager rekod di organisasi. - Acquire
Acquire adalah proses menambahkan arsip yang telah diputuskan untuk disimpan ke dalam khasanah arsip organisasi. Tahap ini dilakukan setelah proses penilaian selesai dilakukan. - Arrange and Describe
Arrange and describe mencakup kegiatan penataan file dan pembuatan alat bantu temu kembali yang memudahkan pengguna dalam menemukan arsip yang dibutuhkan. - Preserve
Preserve merupakan aktivitas pelestarian yang meliputi penyimpanan materi arsip ke dalam folder dan kotak yang acid free, serta konsultasi dengan ahli pelestarian untuk penanganan khusus arsip yang rusak. - Provide Access and Reference Service
Provide access and reference service adalah upaya untuk memastikan khasanah arsip dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan, baik untuk umum, peneliti, maupun terbatas untuk staf organisasi saja.
Tugas dan Kewajiban Arsiparis
Berdasarkan ayat 3a pasal 8 tentang jabatan fungsional arsip nas, arsiparis bertanggung jawab atas 13 tugas detail:
- Membuat Laporan Evaluasi dan Penilaian Arsip
- Membuat Laporan Pelayanan Arsip
- Mendaftarkan Arsip yang Diserahkan
- Mendaftarkan Arsip yang Dimusnahkan
- Membuat Persetujuan Pemusnahan Arsip
- Membuat Jadwal Retensi Arsip
- Memindahkan Arsip
- Membuat Daftar Arsip Vital
- Membuat Daftar Arsip yang Dialih Media
- Membuat Daftar Arsip Terjaga
- Membuat Salinan Otentik Arsip Terjaga
- Memverifikasi Arsip Aktif yang Autentik
- Melakukan Registrasi Arsip
Dengan memahami kegiatan pokok dan tugas arsiparis, diharapkan masyarakat dapat lebih menghargai profesi ini dan mendorong generasi muda untuk menjadi arsiparis untuk menjaga dokumentasi bangsa.
